Arkistotieto saatava kännykkään – turvallisesti

Tieto lanseeraa pilvessä toimivan uuden arkistointipalvelun. Sen avulla yritys vastaa lisääntyvän datan ja uuden EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin tallentaa, hakea ja hävittää dataa. Tietojen pitää olla myös turvallisesti käytettävissä mihin vuorokaudenaikaan hyvänsä ja millä tahansa laitteella.

Maailma muuttuu yhä datakeskeisemmäksi. Tarve tallentaa ja hakea digitaalisia materiaaleja kasvaa räjähdysmäisesti yritysten siirtyessä paperiin sidotuista prosesseista automatisoituihin digitaalisiin prosesseihin. Samalla tiedon runsaus voi hidastaa perinteisiä järjestelmiä, lisätä kustannuksia ja aiheuttaa tehottomuutta.

Kansainvälisen sisällönhallinnan ammattilaisten yhteisön AIIM:n (Association for Information and Image Management) tutkimuksen mukaan 70 prosenttia yritysten arkistoiduista tiedoista on ”jätettä”, jolla ei ole liiketoiminnallista arvoa. Informaatiotulvan ehkäisemiseksi tarvitaan tiedonhallinnan sääntöjä, datan säilyttämistä koskevia toimintaohjeita ja tehokasta arkistointia.

Lisäksi henkilöstö ja asiakkaat käyttävät yhä useammin arkistoituja dokumentteja digitaalisen asiakaspalvelun yhteydessä, joten arkistointijärjestelmien käyttö laajenee jatkuvasti ja muuttuu entistä interaktiivisemmaksi.

’’Yritysten on otettava käyttöön yritysarkisto, jonka avulla voidaan kerätä suuria määriä erityyppistä tietoa useista eri lähteistä ja jota voidaan käyttää mihin vuorokaudenaikaan hyvänsä millä tahansa laitteella. Lisäksi on otettava huomioon tiedon analysointiin ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät tarpeet, sanoo Tiedon arkistointiratkaisuista vastaava johtaja Heikki Vepsäläinen.

Arkistoitavan tiedon lisäksi vaateita tulee EU:sta, jonka yleinen tietosuoja-asetus ja uudet yksityisyyden suojaa koskevat vaatimukset astuvat voimaan vuonna 2018. Ero tavanomaisiin digiarkistoihin on, että uusien palveluiden avulla yritykset voivat käsitellä yksittäisten asiakkaiden tai henkilöiden tietoja tehokkaammin ja säädösten mukaisella tavalla.

’’Tulevaisuudessa arkistointipalvelut muuttuvat yhä älykkäämmiksi. Tuotetun tiedon määrä jatkaa kasvuaan – ja sen turvalliselle käsittelylle on aina kysyntää. arvio, Vepsäläinen toteaa.

LUE – UUTTA  – LUE – UUTTA – LUE – UUTTA

Uusi ammattilehti huipputekniikan kehittäjille – Lue ilmaiseksi verkossa!